各院系：

为进一步做好我校新生的档案管理，完善和规范新生档案的收集、整理和归档工作，现就2016级新生档案材料收集、移交及填写《新生入学登记表》的有关事宜通知如下：

 

一、收集范围

1.新生档案：即新生学籍档案及入党（团）材料(不包括团员证，团员证请取出交给学生保管)。新生档案包括：中学毕业生登记表（中学阶段学习成绩、健康检查、思想品德鉴定、社会实践登记表），加入共产主义青年团的材料、申请加入或已经加入中国共产党的材料，招生考生志愿卡、考生体格检查卡、考生报名登记表，口试情况记载表等高考招生材料。

2.新生入学登记表：一式两份，一份装入收取的新生档案里，另一份归文书档案。

3.新生入学通知书：以院系为单位编顺序号（在通知书右上角），并以顺序号和学生姓名编目录归文书档案（入学通知书不要放入学生档案袋）。

 

二、收集档案材料的时间

2016年9月12-13日新生报到期间，收集新生档案和入学通知书，《新生入学登记表》在新生入学后一月内收集。

 

三、辅导员收取学生档案后的处理：

1．新生的档案交给辅导员前应是密封完好的，收取时新生本人须在《四川外国语大学2016级新生档案材料接收记录表》（研究生见附件1，本科生见附件2）上签字；

2．在收取新生档案后把入团材料装入新生档案袋中（注意拆档案袋时应沿档案袋的封口处拆），若档案是小袋子装的，可到档案馆领取新的档案袋；

3．收取新生档案后，在新生档案袋的右下角用黑色签字笔写上院系、年级、专业、学生姓名及学号，并按专业、学号从小到大排列。

4.新生档案的审核:新生档案袋拆封必须由辅导员亲自处理，对学生档案袋之内容不得让学生或无关人员查看。新生档案袋拆开后,认真清理每一个学生档案材料,如实准确填写《四川外国语大学2016级新生档案材料接收记录表》。若有缺档情况,在记录表备注栏注明缺档，并告知学生及时补齐。记录表一式两份，一份交给档案馆存档，一份各院系保留。

 

四、关于《新生入学登记表》（附件3，附件4）填写的注意事项：

1．《新学入学登记表》填写前，必须由辅导员认真讲解填写内容,强调填写要求及相关注意事项。本表要求一式两份，一份装入收取的新生档案袋里，另一份归文书档案；

2.须用黑色签字笔或钢笔填写，填写的相关信息应真实；

3．辅导员收取登记表时应认真检查相关内容，如有问题及时让学生修改。

 

五、移交要求

1、将新生档案收集、审核完毕以后，按照《四川外国语大学2016级新生档案材料接收记录表》的顺序，用细绳打捆移交；

2、新生入学通知书、《四川外国语大学新生入学登记表》（只需一份，另一份装入学生档案袋），按照学号顺序从小到大排列并做好目录，随学生档案一起移交档案馆；

3、请于10月30日之前，将全部档案材料按要求移交档案馆。

学生档案是学生政治、思想、品德、学习等方面情况的重要记录，是评价学生表现的直接依据，关系到学生以后的升学、就业等成长过程。各院系要高度重视学生档案的收集、整理和移交工作。

 

如有疑问，请与档案馆联系。联系人：姚良 联系电话：65385236                    

附件：

1.《四川外国语大学接收新生档案记录表(研究生)》

2.《四川外国语大学新生档案材料记录表(本科)》

3.《四川外国语大学新生入学登记表》（照片右）

4.《四川外国语大学新生入学登记表》（照片左）

(可在档案馆网站或迎新工作群下载)                    

                           

四川外国语大学档案馆

               二〇一六年九月七日