根据中组部《干部档案工作条例》，国家教委［1991］13号和教人司［1996］144号文件精神，对查借阅教职工人事档案作如下规定。      
1．来档案室申请查档的单位，必须由两名中共正式党员，持单位阅档或借档介绍信。      
2．介绍信的要求：      
（1）认真写清楚被查人的姓名以及其所在单位的职务。      
（2）查档人的姓名、单位、职务，查阅的理由、目的、内容等要求填写清楚。      
（3）查阅部、处级以上领导干部的档案，介绍信必须加盖党委或组织部门的公章。      
3．查阅档案必须在人事档案室的查档室内进行。因入党、入团、参军、升学、招工、出国等政审，须了解父母或亲属情况等需要查阅人事档案的，必须在人事档案阅览室进行，以防泄密和丢失。      
4．人事档案的外借。人事档案一般不能外借，因某种特殊需要，如组织部门的干部职务任免、出国、提干等；人事部门审查工龄、工资、出生时间等；公安部、纪检部门办理特殊案件等要求外借人事档案，需经档案室负责人批准后方可借出，并限定归还日期。      
5．摘抄档案内容、复制档案材料、出具档案证明。      
（1）摘抄、复制档案材料需经档案管理部门及室领导同意方可办理。      
（2）依据档案材料出具档案证明材料，应严格按中组部文件的有关规定，经档案室负责人批准后方可出具，并加盖档案室公章。      
6．无论查阅和借阅，均要认真填写借、查阅档案登记本，以备后查。