学校各单位：

为了进一步规范声像档案的归档整理工作，加强声像档案管理，根据重庆市档案局《重庆市照片档案收集整理实施细则》的规定，特制定《四川外语学院声像档案收集和归档工作细则》，请认真遵照执行。

四川外语学院

二OO六年十二月三十日

四川外语学院声像档案收集和归档工作细则

第一条、为了进一步规范照片档案的归档整理工作，结合学校实际制定本细则。本细则适用于学校各单位及学生社团组织。

第二条、声像档案是指学校、各单位及个人在教学、科研、管理活动中直接形成的以影像形式反映学校面貌的有保存价值的历史记录。声像档案包括照片、光盘、录音（像）材料档案。

第三条、声像档案的收集范围

（1） 各类主要领导活动摄录材料；

（2） 各类重大会议摄录材料（党代会、教代会、团代会等）；

（3） 校庆、历年教师节及重大活动摄录材料；

（4） 国内外有影响的教授、专家来校访问的摄录材料；

（5） 机构成立的活动场景；

（6） 开学、毕业典礼活动场面及研究生答辩场面；

（7） 历届毕业生合影（以二级学院、系、部为单位）；

（8） 教学研究、改革、教学评估等工作场景；

（9） 学生社团活动、表彰、颁奖、各类竞赛、演讲场景；

（10） 本校主持的重要学术会议和专题报告会摄录材料；

（11） 学校历史、校景照片（校园、校门等）；

（12） 现址校园风景、鸟瞰照片及建筑物照片；

（13） 旧房拆除及新建筑物的施工现场照片；

（14） 历届运动会场景；

（15） 军训活动摄录场景；

（16） 重要体育比赛场景；

（17） 校院内各类文化艺术活动场景；

（18） 各类活动中获奖的奖状照片；

（19） 本校编制的声像出版物以及供学校内使用的专题教学片；

（20） 外籍教师、学者来校讲学活动场景；

（21） 在本校学习的外国学员师生集体照、开学、结业及学习生活照片。

第四条、声像档案归档要求

（1）凡属收集范围的声像材料，拍摄者或承办单位应按本细则规定整理，每年6月底前将声像档案随其他各类档案一并移交学校综合档案室。重大活动或重大事件形成的声像档案，工作结束后一个月内移交归档，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有；

（2）凡声像档案未按规定归档的，所花经费不得予以报销；

（3）反映同一内容的若干材料，应选择其主要的归档。声像档案应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；

（4）声像与说明应齐全，如有底片应与照片影像一致。重大活动形成的声像档案应随同其他载体形式的档案一并移交；

第五条、声像档案的整理

（1）声像档案的整理应遵循有利与保持声像档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则；

（2）声像档案应分类编号，仔细填写说明：题名、时间、拍摄者、文字说明等，题名：应简明概括、准确反映基本内容，人物、时间、地点、事由等要尽可能齐全。

第六条、本细则由四川外语学院综合档案室负责解释。

第七条、本细则自发放之日起实施。