第一章　　　　总 则

第一条　为提高我校档案工作的整体管理水平，逐步实现实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，充分发挥档案的作用，更好地为学校教育事业发展服务，根据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和上级档案部门的有关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 学校加强对档案工作的领导和管理。由一名副校长分管档案工作，并纳入学校整体发展规划。各职能部门由一主要负责领导分管档案工作，并指配一名兼职档案员，具体负责本部门的档案收集、整理和移交工作。

第三条 学校的档案是学校在教学科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。包括党群、行政、教学科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财务和声像档案。

第四条 学校的各门类档案是学校各项活动中的真实历史记载，是学校的宝贵财富，确保完整、准确、系统和完全，必须交学校综合档案室统一管理，以便于开发利用，任何人不得据为己有。

第二章 管理体制及工作职责

第五条 综合档案室是学校档案工作归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供档案利用。

第六条 综合档案室的基本任务和职责

1. 贯彻执行国家关于档案工作的政策、规划全院档案工作；

2．制定学校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况；

3．负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关的资料；

4．开展档案的开放利用工作，主动为学校的教学科研及各项管理工作服务；

5．参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料、编制检索工具，积极开发档案信息资源；

6．对已超过保管期限和无保留价值的档案进行鉴定，接照规定提出存毁意见；

7 .参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

8 .指导、培训学校兼职档案人员业务；

9 .开展档案的利用和宣传工作；

10 .完成学校领导交办的其他工作。

第七条 学校各单位（部门）分管档案工作的领导职责

1.行使分管档案工作的职责，组织制订本单位的档案工作实施办法及有关规定，把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作；

2.配备具有较好政治、业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定；

3.组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作的规章制度，督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作；

4.监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程；

5.检查本单位专（兼）职档案人员履行职责的情况，保证档案工作时间并计算工作量，为本部门档案工作解决实际困难提供必要条件。

第八条 各立卷归档部门兼职档案人员职责

1.负责本单位文件材料的收集、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统；

2.积极参加业务学习和学术交流，掌握档案工作基本知识，不断提高业务水平；

3.检查、督促本单位工作人员按时做好文件材料的归档工作，负责本单位留存档案的保管和提供利用；

4.加强与学校综合档案室的联系，积极提出改进工作的意见和建议，并及时向本单位分管档案工作的领导汇报工作，主动接受档案室的业务指导和督促检查；

5.本单位有关工作人员工作变动时，要督促其做好文件材料的移交工作；

6.注意文件材料的安全和保密工作。

第三章　　档案的立卷归档

第九条 实行各职能部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”（纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。

学校各单位严格按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定范围归档。

各职能部门对已办理完毕，具有保留价值的各种文字、图表、声像等不同体载的文件材料，按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要求，必须收集齐全完整、按年度、问题或重要程度分类整理立卷。立卷完成后，经本单位负责人审查签字，拟制移交清单，于次年六月底前向学校综合档案室移交归档，科研、基建等部门应在项目完成后两个月内归档。

第十条　案卷的质量要求

１．遵循文件材料的规律，保持彼此间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

２．卷内文件必须准确反映本校的教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作与书写材料利于长期保存。

３．管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分材料的排列顺序，批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前；图表在后。

４．专题性，成套性档案（含教学、科研、基建、仪器设备、出版等档案）按阶段、结构等分别组卷。

５．每个案件（卷）必须按规定格式逐件填写文件目录、编页号、填写立卷人、立卷时间、更改说明、正确划分保管期限，案件（卷）题名简明确切，体式一致。保管期限根据保管价值一般分为三类：反映学校主要职能部门各项活动和基本历史面貌的对学校与社会、历史研究有参考价值的为永久；反映学校一般工作活动的、在长时间内对学校，社会有查考利用价值的为长期；在近期内对学校工作有查考价值为短期。

６．案卷装订整齐牢固，封面书写工整，清晰，卷容美观大方。

第四章　档案整理、保管和统计

第十一条　档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散。

第十二条 按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》对学校档案分类、编号、排架、一经确定不得随意改动。

第十三条 档案库房要符合保管条件，在库房管理中注意防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温等。库房内严禁存放易燃、易爆及与档案无关的物品，保持库房清洁整齐。

第十四条　建立健全各类档案的登记统计制度，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁的各种登记统计数据，按要求报送分管档案工作的领导和上级有关部门。

第五章　档案的开发和利用

第十五条　档案工作人员应了解熟悉本校的历史和各职能部门的业务，熟悉本档案室所有档案内容。积极主动提供利用，为学校教学、科研及各项工作服务。加强对电子档案的管理与利用，开发档案信息资源，发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。

第十六条　每年编制一本案卷目录，做到不出现重复档案号。

第十七条　编制配套的检索工具和参考工具，如档案室指南、专题目录、分类目录等。加强编研工作，如学校沿革表，历届院领导职务名称及任免，学校各种数据汇编，以确保速迅地为利用者提供方便。

第十八条　凡利用本校档案，必须按规定办理利用登记手续，填写《档案借阅登记表》，对借出的档案要定期催还，不得转借他人，不得泄密，不得翻印、涂改、抽页。

第六章　档案鉴定和销毁

第十九条　档案室应根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

第二十条 在分管校长领导下，组织鉴定领导小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初审，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，经分管校长批准后执行。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

第七章　考核、奖励和处罚

第二十一条 学校建立档案工作检查和评估制度，对档案工作成绩突出的部门和优秀的档案工作人员（专职或兼职）给予表扬和奖励。

第二十二条 建立健全档案工作年度考核制度，并纳入单位和个人年终考核范围。考核工作由人事处协调有关部门和业务部门进行，考核的单位以立卷部门为对象，个人以兼职档案员为对象。档案工作年度考核不合格的单位，其主管领导和兼职档案员年终考核不能评为优秀。考评内容严格遵照《四川外语学校各部门档案工作考核表》执行。

第二十三条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案实施细则》规定的程序和处理方法给予处罚。

附：本校各类档案的二级目录名称及标识符号排列

本校八大门类二级目录名称及标识符号排列如下

DQ 13 组 织

DQ 14 宣传教育