学校档案工作是学校的一项重要基础性工作，各单位都要认真做好这项工作。档案工作的基础是各单位的文件工作，因为，文件材料的质量是档案质量的基础，而文件材料的质量不仅与各单位档案员的工作责任心和业务素质有关，而且与单位负责人、文件的经办人等有直接关系。为了保证文件材料的质量和归档文件材料的齐全与完整，请各单位在拟文、文件处理过程中注意以下问题：

一、拟文方面      

拟文人必须按规定的拟文格式和程序拟文，文件日期必须写明年、月、日。必须用统一的拟文纸。禁止使用不规范的纸给；拟写文件、领导批示都须用碳素墨水或兰黑墨水，禁止使用原珠笔、铅笔、红墨水和纯兰墨水书写归档材料。

二、收发文方面      

各单位的文件收发必须有专人负责。各单位应设收、发文登记本，文件收发一定要进行登记、签收，保证每份文件落处清楚。

三、文件积累方面      

（一）各单位文书处理人员要做好文件的传阅和回收工作。

（二）文件经办人员在文件办理完毕后应及时主动退回文书处理人员。文书人员及时催退办理完毕的文件，以保证文件的齐全。

（三）文书处理人员要根据本单位历年形成文件的情况准备若干卷夹，将平时处理完毕的文件材料及时归入相应的卷夹内。文件材料多的单位，平时要定期进行整理，发现短缺，及时补全。

（四）文书处理人员要把好本单位形成的文件材料的质量关，要对本单位拟写的文件的格式、用印、日期、书写材料、用纸规格等进行检查，对于不符合要求的，要请有关人员改正。

四、文件的整理和归档方面      

（一）文书处理人员要在当年年底或第二年年初，按要求整理本单位形成的和收到的文件材料，检查分卷是否合理，文件材料是否齐全、完整。（齐全是指本单位各项活动中形成的材料是否归齐；完整是指一次活动中形成的各种材料是否都有或指一份文件的手稿、正文、定稿、附件，申请与批复等是否齐全。）发现短缺应向领导汇报，并设法补全；剔除不需要归档发的文件材料。

（二）文书处理人员整理完毕后应请领导审核。单位领导应按要求认真检查须归档的文件材料的质量，对不符合要求的应责令改正，对文件短缺的应协助档案员设法补全。最后单位领导应在备考表上签字。

（三）文书处理人员将自己整理好的文件材料送档案馆，由档案馆人员进行检查，检查合格后才能抄写卷内文件目录，抄写时字迹要求工整，有条件的可用计算机打印，然后装订成卷，向档案馆归档。

（四）为了做好文件材料的形成、处理、归档工作，各单位要加强对本单位人员的档案意识教育，要把档案工作纳入单位工作计划和工作职责范围，纳入有关人员的岗位职责中去；领导对档案工作要实行“四同步”，即在布置、检查、总结、验收工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。