办公自动化与档案信息管理
2007-09-11 11:23   审核人:   (点击:)
办公自动化与档案信息管理
周正容
摘要:在计算机技术不断成熟以及网络日趋完善的今天,信息时代的综合管理正在进行全新的变革。办公自动化和管理信息化提高了办公效率,取得了更好的经济效益。同时,大量的电子文件开始代替传统的纸质文件,这种变革正冲击着整个档案工作体系。如何加强和改进变革中的档案信息管理工作,是档案工作者共同追求的目标之一。
关键词:办公自动化 档案 管理
1.引言
计算机网络作为现代化科技的同时,也作为一种文化对当今世界的科学进步以及生活方式正发生着深刻的影响,正改变着人们几千年来形成的信息传送方式、人际间的沟通方式和社会管理的组织方式。人们无法忽视网络的存在,各项管理及机关办公逐渐向信息化、自动化时代迈进。快捷的信息技术缩短了管理者与被管理者的距离,加快了上情下达、下情上达的速率,提高了办公的效率,改变了传统的行政办公模式,克服了地域因素带来的不便,使统一模式的现代化管理概念得到加强和体现。
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录,是历史的真实记载。档案工作是用科学的原则和方法,通过管理提供档案信息直接为社会的政治、经济、文化、科技等活动服务。随着现代科技的发展,记载档案的载体也变得丰富起来,同时传统的纸质文件将被电子文件所代替,如何加强电子文件的管理是档案界需迫切解决的问题。
2.办公自动化后档案信息的管理
由于机关办公自动化的发展产生大量的电子文件,电子文件有别于纸质文件。主要体现在:电子文件不象纸质文件那样一件一份,比较单一。电子文件的载体是磁盘和光盘,它有很大的储存空间,可以储存若干信息,各机关形成的电子文件主要是根据工作需要,没有统一的规律和标准,一个磁盘(或光盘)杂乱无章地存储众多文件,并且相当数量的电子文件在计算机和硬盘上,既没分类,又不能以“重要”或“一般”来区分;电子文件是通过机器读写,不能用肉眼直接辨别磁盘和光盘中的存储内容,也不能用文书立卷方法来分类组卷;电子文件的基本保管单位是“盘”,不能象纸质文件那样用卷或盒,如何将“盘”收集、整理、编目归档,使其外表有一个直观可视的标识是一个重要问题;高新技术没有完全普及,由于各种因素,一部分机关已经使用计算机甚至网络,而另一些机关仍然使用的是纸质文件,存在着纸质文件与电子文件并存的情况,科技水平发展的不平衡给档案管理也带来了一定的难题。
电子档案信息管理包括三方面的内容:一是公文管理。从文书处理开始,在收(发)文凳记时把每份文件的各种数据信息都输入到公文数据库内(登记号、日期、文件标题、文件作者、文号等)。该公文数据库能提供日常文书处理的各项功能,文件的查阅,传(借)阅登记,打印传阅单,打印收(发)文登记簿等,采用计算机打印或有电子文件的单位可把存放全文的机内地址输入数据库,有条件的单位也可利用扫描仪把各类文件全文扫描在计算机内,这样,查询到的文件只需在计算机上显示愿文即可,不必再调用原件了;二是组卷归档。计算机辅助立卷的原理是根据预先确定的文件保管期限和分类代码,把相同保管期限和分类代码的文件归类在一起,再根据所设定的案卷总页数,快速组成案卷,由此我们可以看出,保管期限和分类代码是计算机自动组卷的两个基本要素,这两个数据项划分的准确性,直接影响到计算机组卷的质量。首先,要根据文件的归档组卷原则制定合理的分类方案,设定分类代码,其次,对公文库内的文件信息进行鉴定,对每份需要归档的文件标注分类代码、保管期限、目录号等组卷信息,然后计算机就可以对归档文件进行组卷了。此时组卷的案卷称预分卷,存放在临时数据库内,在对其进行调整的基础上进行归档,计算机可以自动生成档号、档案数据库,并打印出卷内目录;三是档案管理。计算机自动将组卷后形成的档案信息存放到数据库内,实现了从公文到档案的转化,该档案数据能提供档案管理日常工作的各项功能,档案的查询(包括全文显示)、提供利用、借阅管理(借阅登记、借阅情况统计、催还通知),编制专题目录、打印检索工具、汇编文件等。
由此可以看出,计算机文档一体化管理的优点在于:真正做到了数据的一次输入、反复利用;形成的档案数据统一、规范,保证了档案的质量;减轻了档案人员的工作量,更有利于档案的开发利用。
转变观念,强化宣传意识。实现档案管理信息化是档案管理思想、管理理念的全新变革。因此,实现档案馆信息化建设目标就必须彻底改变手工管理模式下的思维方式,应以全新的现代化管理的思维来分析档案馆业务处理流程是否合理、是否优化、是否需要做档案管理流程重建工作,只有在新的管理思想基础上建立起来的新的信息一体化管理基础才能成为档案馆走向网络化、信息化的坚实基础。任何领域的任何跨跃,都必须有一个崭新创意的观念作前导。目前,档案工作面临着许多坚固的框框和被动的局面,计划经济下形成的思维定式,档案工作与经济工作的游离,档案干部在继承和创新关系上的犹豫与彷徨,都不同程度地影响档案工作的改革与发展。有些同志工作上畏首畏尾,怕担风险,思想观念僵化。随着新型档案载体的广泛应用,给档案的整理、保管和利用方式带来了新的变化, 这就要求档案部门在工作实践中开拓创新,向新问题挑战,加大档案执法宣传力度,升级达标、推行现代化管理、上网等。可通过开展档案法规知识宣传、展览等活动提高社会档案意识和档案在社会上的知名度,培养用户具有利用和如何利用档案的能力。
3.档案管理人员的素质要求及培养
要求管理人员有良好的政治素质和创新意识。档案管理是一项长期、艰巨的战略任务,任重而道远,要担当起这一历史重任必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神,这一方面是由档案工作的政治性、服务性决定的;另一方面,信息技术、网络技术在档案领域的应用,电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求,并有机地与档案工作结合想来。
要有熟练的操作技术。随着办公自动化、文档一体化程度的提高,电子文件的产生、传送、存储、归档、著录、保管、利用都将由计算机辅助管理,需要管理人员要懂得现代化管理的基本知识,熟练地操作微机、了解网络知识、灵活使用档案管理软件,能够胜任文档存储、检索、利用等工作。
档案管理人员的素质培养。档案管理人员再教育要制定总体目标和规划,有计划、有层次地进行培训,可由高级管理层组织进修、专题研讨、学术报告、建立网站等进行档案问题的讲座交流,普及信息知识,学习档案管理软件的应用及网络知识,使更多的人成为档案信息产品的使用者;档案信息的管理者;档案信息利用的咨询者;档案信息的传播者。
4.加强档案利用工作
档案的价值体现在档案的利用上,积极主动利用档案为社会服务,发挥档案的作用,润物于无声处,身教重于言教,是提高全社会档案意识最有效的手段。
丰富和优化馆藏始终是档案建设的根本,也是开发利用档案信息的基础,是满足社会社会各方面利用的前提条件。
拓宽档案利用的渠道为满足社会对档案的需求。必须拓宽档案利用的渠道,向社会开放档案和公布档案编研成果是当前满足社会各方面需求的有效途径,建立档案文件级目录中心,充分发挥开发档案的利用,积极主动地开发档案信息资源。
做好档案利用工作信息反馈的收集和综合分析工作,通过反馈信息的收集、汇总、分析和加工,及时地了解和掌握社会需求,调整工作方针政策,服务于社会主义市场经济。
应用现代化技术手段进行信息资源开发工作。实践证明,先进的现代化设备在档案工作领域的广泛应用,为科学开发档案信息资源创造了优越条件,因此,应尽快使电子计算机进入档案工作领域,以计算机网络为中心,利用现代化工具进行存储、检索、分析、传送档案信息,实现档案信息上网,建立档案目录中心,在馆际之间实行网络管理,提高档案信息的传输能力,实现档案信息资源共享,
5.加强档案信息的安全控制
网络安全的内涵及技术实现。人们从不同的侧面给出了网络安全的诸多定义,其中趋于一致的是:网络安全就是指系统的硬件、软件及系统中的数据受到保护,不受意外或恶意的原因而到破坏、更改、泄露,保证系统连续、可靠、正常运行,网络服务不中断。完善的网络安全体系必须合理协调法律、技术和管理三种因素,集防护、监控和恢复三种技术于一体,主要包括:数据保密、访问控制、身份认证、不可否认和完整性,其中数据保密是首要的,数据不能被非法用户获取。访问控制系统对用户和资源分配不同的权限,根据权限,系统控制用户对资源的访问。完整性是指用户从网上获得的信息未被篡改过。
针对网络安全的各个方面,一些安全技术相应产生和应用,使用最为广泛的包括:防火墙技术、数据加密技术、虚拟专用技术、攻击检测技术和数据恢复技术。
6.结束语
真正意义上的电子文档时代档案管理工作已不再是对文件进行繁琐的收休鉴定、安全保护、集中控制及提供利用,基本上不涉及电子文件存储实体的保管工作,特别是在实现了办公自动化,并拥有四通八达的计算机网络的情况下,完全可以做到不改变文件物理存储位置而实行“逻辑归档”管理,通过相应的管理软件进行自动标引、编目、鉴定等必需的归档程序操作,这样档案部门的职能将会从基地转变为档案信息控制中心,档案工作人员也将从保管员变革为“审计员”,履行监督、审查和控制职责,关注档案信息的相互联系、档案文件的完整性、准确性和可靠性,可以看出,档案电子化给传统档案管理工作带来了巨大的冲击,熟悉的工作方式、工作内容和工作职能将让位于全新的管理概念和工作性质,在这种形势下我们需要有紧迫感,加强计算机信息技术的学习和操作技能的培养,积极实现知识更新,主动适应工作对象、工作环境、工作方法、工作内容和工作要求的发展变化,迅速提高电子档案管理的能力和业务素质,切实做好电子信息时代的档案工作。
参考文献:
[1].顾晓虎.加快学校信息化建设提高高校办公管理水平[J].现代信息管理.2001.7
[2].裘洁.发挥优势.搞好电子信息时代的档案工作[J].学校档案.2001.3
[3].雷金胜.网络安全中的数据加密技术及应用[J].现代信息管理.2001.10
作者简介:周正容(1966-),女,重庆人,馆员,四川外语学院档案室,主要从事档案管理工作
邮编:400031 电话:023—65385236 邮箱:ivy1966@sisu.edu.cn
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