加强学校重大活动档案的收集和整理
2007-09-11 11:18   审核人:   (点击:)
内容提要:学校重大活动档案是学校档案的组成部分,做好重大活动档案工作是重大活动的重要工作之一。做好重大活动档案的收集和管理工作,对学校行政管理、教学科研等各项工作的发展具有积极的作用。
主题词:学校重大活动 档案 收集整理
目前,全国各地档案部门都采取了一系列措施和办法,为留有重大活动的历史轨迹制定了相应的规章制度。作为高速发展的教育事业,作为培养社会人才的学校,同样发生着巨大的变革和发展,学校的各项活动也日渐增多。学校重大活动档案是学校在开展重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。学校重大活动档案是发生在学校内具有重大影响的活动和事件的真实记录,是学校档案资源的重要组成部分,具有重要的保存价值。重大活动档案工作是重大活动的重要组成部分,做好重大活动档案工作对促进学校行政管理、教学科研等各项工作的开展具有积极的作用。加强学校重大活动档案的收集和管理,是学校档案部门义不容辞的责任和义务。
一、学校重大活动档案材料收集范围
学校重大活动一般分为以下几类:
1、行政管理重要会议:年会、协作会、专题会等;
2、学术活动:学术报告、学术交流、学术讲座等;
3、党、团重大会议:党代会、教代会、工代会、学代会、团代会等;
4、突发性或临时性的重大活动:抗“非典”、“三讲”、“保持共产党员先进性”活动等;
5、学校各类庆典活动:校庆、系庆,以及各类大型文娱活动,开学、毕业庆典等;
6、各类招生、就业等大型宣传活动等;
7、对外合作、国际交流、重大外事活动、学生赛事等;
8、学校内突发事件的调查、处理过程等。
以党代会为例归档文件包括:
1、大会计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等。
2、提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录。
3、会议文件;工作人员名单;代表证、列席代表证及选票式样。
其他各类活动的收集范围大概包括:
(1) 成立筹备机构的有关材料:通知、主办单位、协办单位、参与单位及人员、分工、步骤和程序;
(2) 重要来宾签到册;
(3) 大会报告、重要领导讲话;
(4) 整个活动中形成的声像、图(照)片等资料;
(5) 实物赠品、各类新闻报道、宣传材料、等;
(6) 外事活动中的函件、获奖实物等。
以及整过活动中形成的其他相关材料。
二、重大活动档案材料的收集
1、建立规范和科学的规章制度
制定《学校重大活动档案管理办法》,将学校重大活动档案工作纳入档案行政管理部门的监管范围,落实相应的人员,及时与筹备机构建立有效的沟通和联系渠道,协助筹备机构建立必要的档案管理规章,培训必要的专兼职档案人员,帮助建立规范的档案工作程序。在整个活动中一定是专人管理,责任明确。承办活动的各部门应严格执行规章制度,严格掌握活动中各类文件资料的去向和归属。
2、明确档案部门的职责
档案部门积极参与收集学校重大活动档案工作的做法毋庸置疑,但也应该清醒的认识到:学校重大活动是学校党政和各部门的共同行为,档案部门要明确自身的权限,摆正位置,不能包办代替。档案部门具有档案管理和收集档案的双重职能,一般情况下应主要负责学校重大活动档案收集管理的业务指导和督促归档工作。作为学校档案行政管理部门,应准确到位地履行自身职责,对学校重大活动的档案资料进行宏观调控,使活动主办单位明确档案收集的重要性,遵守相应的规章制度,规范各单位在档案收集上的行为,积极指导,督促检查,保证学校重大活动档案材料的收集齐全,归档及时。
3、承办单位的职责
学校重大活动反映的是学校的重要工作,重大活动的开展涉及到方方面面,重大活动档案的收集也应该是方方面面共同的工作,而不是档案部门的单独行为,各单位在筹备活动时就应该强调各部门之间的联系和协调,明确各自的职责,互相配合,指定专人收集档案材料。为学校各类重大活动留存最原始、齐全、真实的轨迹。
4、档案部门做好提前介入
学校重大活动作为学校教学、管理的中心工作,涉及学校行政管理、党政建设、学术科研、文化宣传、校际交流、各类庆典等。学校档案行政部门首先要及时与有关部门沟通,了解和掌握学校将要举办的重大活动和重大事件,特别是一些非常有影响的重大活动,档案部门应积极争取学校党委和主办单位的授权和支持,将档案收集工作作为重大活动的组成部分,提前做好相关准备工作,配备专兼职人员。一般应在学校重大活动筹备时就应有档案人员参与或介入,随时进行监督和指导。
5、档案部门应做好重大活动中档案收集的指导工作
在学校重大活动的开展过程中,档案材料不断形成和积累,必须做好重大活动中档案材料的收集和管理,这是档案收集的关键时期,是做好重大活动档案工作的重要环节,因此,档案部门要直接对重大活动的档案工作进行监督和指导。一方面帮助承办单位按照学校重大活动档案管理工作的各项规章制度,指导其确定重大活动材料的收集范围;另一方面,由于参与重大活动的工作人员来自不同的单位或部门,对档案工作缺乏必要的了解,要对档案形成部门的专兼职档案人员进行业务指导,宣传做好重大活动档案工作的重大意义,充分发挥其主观能动性,不断提高他们的业务技能。此外,档案部门要与重大活动主办单位密切协作至关重要,重大活动涉及很多部门,档案部门应充分发挥主办单位的作用,从源头确保学校重大活动档案的齐全完整。
三、学校重大活动档案的整理和移交
学校重大活动档案,在内容上,有报告、纪要、工作简报、工作人员名单、参会人员名单、工作计划、总结等,在载体形式有文件、图片、声像带、光盘、实物等多种多样,整个活动涉及的部门有主办单位、承办单位、协作单位等数个部门,各阶段形成的材料分散在各部门或分管人员手中。如何整理形成的档案呢?笔者认为,档案的整理应保持其内在的联系,便于利用为原则。档案人员指导分管文件材料的专兼职人员,督促他们在活动结束时,临时机构撤销之前完成档案的收集和整理工作。
(1)在整理过程中应尊重文件的来源原则,按组织机构划分文件,避免重复归档。移交档案部门后,为保护各种图片、画册、实物的完整性,部分档案著录目录后采用盒式装具保管,不需装订。声像档案分别编目,专门保管,各种重大活动档案立专卷、专题编目,按所属类别归档。
(2)重大活动中的实物档案是一种专门档案,它具有与纸质、声像档案相同的作用和特点,由于它具有生动的直观性和形意联想性的特征,它更具有政治意义、历史意义和纪念意义。一般分为:杯(瓶)、匾(牌)、旗、章、证及其他材料制作的实物赠品。实物档案应专门列类,分级管理。
(3)学校重大活动结束后,主办单位或承办单位应及时在档案部门的指导下,或会同档案部门,依据本次活动确定的文件材料归档范围,立卷整理,分类编目,经过档案部门验收合格后,一般在活动结束后一个月之内移交学校档案部门。对不符合规范要求的应限期整改,对差、漏、缺的重要材料要及时追补,以保证档案材料的齐全完整。
总之,学校档案行政部门不是重大活动档案材料的收集主体,而是指导、监督的主体。学校档案行政管理部门在重大活动档案材料的收集中,要重点体现在提前介入、前移指导、监督的关口,把好重大活动档案材料收集归档关,要对各单位承办的重大活动,发生的重大事件等信息密切关注(校务公开、信息开放的大环境下有很多渠道可以选择),提前介入、及时责成、指导其相关人员制订收集预案,形成事前指导、事中监督、事后检查,辅以备案制度,以保证相关材料及时归档的良好机制。
参考资料:
1、 李国忠 《收集重大活动档案要讲科学》,中国档案报,2004
2、 王莉敏,《做好重大事项档案工作分“三步”把“三关”》,中国档案报,2005
作者简介:周正容,女,重庆人,四川外语学院综合档案室,主要从事档案管理工作。
邮编:400031 电话:023-65385236 邮箱:ivy1966@sisu.edu.cn
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