关于2016级新生档案材料收集移交及填写新生入学登记表的通知
2016-09-07 11:59   审核人:   (点击:)

 

各院系:

为进一步做好我校新生的档案管理,完善和规范新生档案的收集、整理和归档工作,现就2016级新生档案材料收集、移交及填写《新生入学登记表》的有关事宜通知如下:

 

一、收集范围

1.新生档案:即新生学籍档案及入党(团)材料(不包括团员证,团员证请取出交给学生保管)。新生档案包括:中学毕业生登记表(中学阶段学习成绩、健康检查、思想品德鉴定、社会实践登记表),加入共产主义青年团的材料、申请加入或已经加入中国共产党的材料,招生考生志愿卡、考生体格检查卡、考生报名登记表,口试情况记载表等高考招生材料。

2.新生入学登记表:一式两份,一份装入收取的新生档案里,另一份归文书档案。

3.新生入学通知书:以院系为单位编顺序号(在通知书右上角),并以顺序号和学生姓名编目录归文书档案(入学通知书不要放入学生档案袋)。

 

二、收集档案材料的时间

2016912-13日新生报到期间,收集新生档案和入学通知书,《新生入学登记表》在新生入学后一月内收集。

 

三、辅导员收取学生档案后的处理:

1.新生的档案交给辅导员前应是密封完好的,收取时新生本人须在《四川外国语大学2016级新生档案材料接收记录表》(研究生见附件1,本科生见附件2)上签字;

2.在收取新生档案后把入团材料装入新生档案袋中(注意拆档案袋时应沿档案袋的封口处拆),若档案是小袋子装的,可到档案馆领取新的档案袋;

3.收取新生档案后,在新生档案袋的右下角用黑色签字笔写上院系、年级、专业、学生姓名及学号,并按专业、学号从小到大排列。

4.新生档案的审核:新生档案袋拆封必须由辅导员亲自处理,对学生档案袋之内容不得让学生或无关人员查看。新生档案袋拆开后,认真清理每一个学生档案材料,如实准确填写《四川外国语大学2016级新生档案材料接收记录表》。若有缺档情况,在记录表备注栏注明缺档,并告知学生及时补齐。记录表一式两份,一份交给档案馆存档,一份各院系保留。

 

四、关于《新生入学登记表》(附件3,附件4)填写的注意事项:

1.《新学入学登记表》填写前,必须由辅导员认真讲解填写内容,强调填写要求及相关注意事项。本表要求一式两份,一份装入收取的新生档案袋里,另一份归文书档案;

2.须用黑色签字笔或钢笔填写,填写的相关信息应真实;

3.辅导员收取登记表时应认真检查相关内容,如有问题及时让学生修改。

 

五、移交要求

1、将新生档案收集、审核完毕以后,按照《四川外国语大学2016级新生档案材料接收记录表》的顺序,用细绳打捆移交;

2、新生入学通知书、《四川外国语大学新生入学登记表》(只需一份,另一份装入学生档案袋),按照学号顺序从小到大排列并做好目录,随学生档案一起移交档案馆;

3、请于1030日之前,将全部档案材料按要求移交档案馆。

学生档案是学生政治、思想、品德、学习等方面情况的重要记录,是评价学生表现的直接依据,关系到学生以后的升学、就业等成长过程。各院系要高度重视学生档案的收集、整理和移交工作。

 

如有疑问,请与档案馆联系。联系人:姚良 联系电话:65385236                    

附件:

1.《四川外国语大学接收新生档案记录表(研究生)

2.《四川外国语大学新生档案材料记录表(本科)

3.《四川外国语大学新生入学登记表》(照片右)

4.《四川外国语大学新生入学登记表》(照片左)

(可在档案馆网站或迎新工作群下载)                    

                           

四川外国语大学档案馆

               二〇一六年九月七日

 

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