立卷部门档案验收标准(2)
2007-08-27 15:58   审核人:   (点击:)

立卷单位: 表二:院、中心、所、室

考 核 内 容
(根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及《四川外语学院档案管理规定》等五个管理办法制订)
验收情况
(各院、中心、所、室的档案工作情况将作为对各归口单位档案验收评定打分的参考)
考核
权重
存在问题
整改
情况
(一)
加强
领导
职责
明确
1.领导落实。明确有一名院、中心、所、室领导分管档案工作,并将档案工作责任纳入其岗位职责,在日常文件归档及预立卷工作中对本单位兼(专)职档案工作人员进行检查、督促。
20﹪
2.实行“四同步管理”。单位领导把档案工作列入议事日程,在布置、检查、总结、验收工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。
3.责任人员落实。配备1—2名兼(专)职档案工作人员,并将此工作纳入其岗位职责,负责本单位文件的立卷归档工作。
4.人员调整变动工作不脱节。分管领导和兼(专)职档案人员队伍相对稳定,人员变换时能及时补充,并能及时将调整结果报档案馆备案。
5.参加会议和培训活动到位。认真参加学校档案工作有关会议和业务培训等活动。
(二)
按时
立卷
归档
1.坚持执行部门立卷制度。坚持执行按档案材料形成、处理部门、课题组、项目组立卷的制度。
40﹪
2.认真配合档案馆具体的立卷指导、检查和档案验收。
3.按时、完整归档。本单位产生的档案应归口移交有关部处,能按年度归档的部门,应在次年五月底前归口;教学部门需按学年年度归档的档案,如学籍登记表等应在次年11底前归口;科研项目档案,应在项目完成后两个月内归口;基建项目档案应在综合竣工验收后两个月内归口。
(三)
案卷
质量
1.案卷材料符合公文要求。公文用纸、用印规范;领导签批意见笔迹工整、不越过装订线;使用笔墨符合档案保护的要求(不使用红墨水、圆珠笔等不规范笔墨,只能用签字笔,碳素墨水或蓝黑墨水书写)。
40﹪
2. 案卷材料符合归档要求。文件材料的正文、附件、请示、批复齐全完整,排放顺序正确;归入卷内文件材料应为原件。电子文件随纸质文件同步归档,并符合《四川外语学院电子文件归档管理办法》要求。
3. 案卷材料符合组卷规范。组卷能遵循文件材料的形成规律,保持内在的有机联系,区别其不同价值,便于保管利用。
4.卷(盒)内文件材料编号规范、整齐;目录要求打印准确、规范;、备考表应签字的地方已签字署名。
5.装订整齐、美观。

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