关于印发《四川外语学院重大建设项目档案管理的实施办法》的通知
2007-08-29 08:54   审核人:   (点击:)
学校各单位:
根据重庆市教委颁发的渝教办[2006]71号文件要求,为了加强学校重大建设项目档案管理工作,进一步规范重大建设项目档案验收工作,使档案工作更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局制定的《重大建设项目档案验收办法》及《四川外语学院档案管理制度》的规定,特制定《四川外语学院重大建设项目档案管理办法》,请认真遵照执行。
四川外语学院
二00六年十二月三十日
四川外语学院重大建设项目档案管理实施办法
第一条 为加强学校重大建设项目档案管理工作,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全,根据国家档案局《重大建设项目档案验收办法》和学校有关规定制定本办法。
第二条 本办法实用于所有学校固定资产投资项目,包括基建、重点实验(科学研究)、校园网络、各类大型设施等(以下称项目)。
第三条 项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。
第四条 项目档案验收是项目竣工、设备验收的重要组成部分。未经学校档案部门验收或验收不合格的项目,不得进行和通过项目的验收。
第五条 项目建设单位应将项目档案纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案领导责任制和相关人员岗位责任制。
第六条 项目档案验收的组织:
1、市政府投资主管部门组织验收的项目,由市档案局组织项目档案的验收。学校档案部门负责建设项目前期工作档案的验收,并应加强项目档案验收前的指导和咨询,必要时可组织预检;
2、基建项目档案需交市档案馆的,由施工单位移交,但正本必须存学校档案部门;
3、重大项目档案的验收必须有学校档案部门参与,项目档案的验收组织应由学校档案部门、项目主管部门等共同组成;
第七条 项目单位应在项目验收前向项目档案验收单位报送档案验收申请报告,并填写《重大项目档案验收申请表》(见附件)。
第八条 申请项目档案验收应具备下列条件:
1、项目主体和辅助设施已按照设计建成,能满足使用的需要,试运行指标达到合格;
2、完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;
3、项目档案验收申请前,项目单位应根据档案工作的相关要求进行全面自检。
第九条 验收组织应对项目档案质量进行综合评价,项目档案验收结果分为合格与不合格。如果档案材料验收不合格,就不能进行项目的验收。
第十条 项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收组织提出整改意见,要求项目建设单位对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行项目验收,并由项目档案验收组织提请有关部门对项目建设单位通报批评。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。
第十一条 基建项目档案的验收应在项目竣工验收3个月前完成。
第十二条 项目档案验收内容及要求
(一)项目档案的基础管理工作
1、项目建设单位认真执行国家档案工作法律法规,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立切实的项目档案工作的管理体制和工作程序。
2、项目建设单位对项目档案实行统一管理,对下属部门进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行。
3、项目档案工作实行领导负责制,确定项目档案工作的领导和有关人员工作责任制,并采取有效的考核措施。
4、项目文件材料的收集、整理和归档纳入岗位职责。配备适应工作需要的兼职档案人员,并经过档案管理专业培训。
(二)、项目档案的完整、准确、系统情况
1、按照DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,结合项目文件材料的实际情况,检查项目档案的完整性、准确性、系统性。
2、项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
(三)、项目档案的安全
1、档案材料的保管要有防火、防盗、防虫、防霉变等措施;
2、档案柜、卷盒(皮)等档案装具符合要求;
3、归档文件的制成材料符合耐久性要求;
4、采取有效措施保证档案实体和信息安全。
第十三条 本办法由四川外语学院综合档案室负责解释。
第十四条 本办法由发放之日起实施。
附件:1、《重大建设项目档案验收申请表》
2、《重大(设备、科研)项目档案验收申请表》
:附件可在档案室网页(表格下载)中下载。
附件1:
重大建设项目档案验收申请表
项目名称
审批机关
立项时间
投资规模
建设时间
建设单位
设计单位
主要施工单位
主要监理单位
计划档案验收日期
计划竣工
验收日期
联系人
联系电话
地址/邮编
电子信箱
申请单位自检意见
(单位盖章)
年 月 日
验收组织单位意见
(单位盖章)
年 月 日
附件2:
重大(设备、科研)项目档案验收申请表
项目名称
审批机关
立项时间
投 资
规 模
订购(结题)时 间
使用(课题承担)单位
供货单位(课题承担人员)
设备(科研)档案
验收日期
设 备
(科研项目)
验收日期
联系人
联系电话
地址/邮编
电子信箱
申请单位自检意见
(单位盖章)
年 月 日
验收组织单位意见
(单位盖章)
年 月 日
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