四川外语学院会计档案管理办法
2007-08-29 08:44   审核人:   (点击:)

第一条 为加强学校会计档案管理,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密,根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)及国家教委《高校档案工作规范》,结合学校实际情况,特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校、所属独立核算单位及附属单位的会计档案管理。
第三条 财会档案是指学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料。财会档案是学校档案的重要组成部分,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。会计档案具体分为四类:
(一)会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
(三)财务报告类:月报、季报、年度财务报告。包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。
(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,财务会计软件使用说明,会计科目和项目编码及使用说明,会计电算化处理授权登记或使用权限备案表,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,其他应当保存的会计核算专业资料等。
其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料,具体包括:
(一)学生名册;
(二)学生缴费及欠费明细表;
(三)工资薪金发放清册及个人所得税缴纳名册;
(四)住房公积金备查簿;
(五)其他会计核算资料。

第四条 学校综合档案室和计划财务处负责对会计档案工作的指导、监督、检查,负责建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案日常管理和安全维护。
第五条 学校计划财务处每年形成的会计档案,应当按照归档要求,整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管五年。期满之后,移交学校综合档案室统一保管。学校综合档案室仅接收保管期限在五年以上的会计档案。
第六条 计划财务处、二级财务机构对形成的会计档案按照归档要求及时进行整理、装订、立卷和归档:
(一)各类会计凭证,应每月进行整理和装订。各级财务部门应根据会计凭证的数量每天或定期(最长不超过一周)及时进行整理,防止凭证的散乱和遗失。
(二)会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期,并加盖单位公章和分管财务的负责人(会计主管人员)的签章。采用电算化处理自动生成的账簿,应按月打印出纸质会计档案,也应载明账簿名称及所属年度、管理人员,并加盖单位公章、单位财务负责人或会计主管人员的签章。
(三)对各类财务报告,应区分财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章,单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。
(四)整理要求:
1、按照会计年度进行组件,不同年度的会计核算材料不能放在一起立件。
2、各种记账凭证按时间顺序整理,组成一件或多件,每件厚度2cm为宜。
3、案件内文件有字的均应编页号,位置在非装订线一侧的右上角。
4、件内材料要去掉金属物,装订线外有字迹的应贴边,损坏的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立件。
5、件内目录应用于永久、长期保管的案件,按照格式用钢笔填写。“所在张次”只填每份文件的开始页号,最后一份文件填起止页号。
6、备考表记载案件内材料的缺损、补充、移出等需要说明的情况。
7、案件采用三孔一线的方法,粗线装订成册。件内材料右边、下边整齐,在左侧装订。 若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。
8、案件封面应逐项填写清楚。标题要简明,确切地反映件内材料内容,包括责任者、内容、文件类型、名称。用毛笔或粗尼龙笔书写,字迹工整清晰。

第七条 学校计划财务处必须指定专(兼)职人员负责会计档案的日常管理,对附属独立核算单位、二级核算单位,要明确会计档案管理的负责人,出纳人员一律不得兼管会计档案。

第八条 学校各级财务部门采用电子计算机进行会计核算的,应当保存打印出的纸质会计档案,具备保存条件的,应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

第九条 以下与财务会计核算相关的文件材料,不作为会计档案管理,而应当执行学校综合档案室的文书档案管理规定:
(一)学校年度财务预算;
(二)学校财务预算执行及考核情况;
(三)学校对外投资的文件及相关投资证明;
(四)学校年度收入分配的相关文件及资料;
(五)学校基本建设和维修工程的施工合同;
(六)各类审计决定、报告及意见;
(七)公、检、法、税务下达的与经费有关的文书;
(八)国家及学校各项财务规章制度。
第十条 计划财务处各科室形成的会计档案,由各科室负责妥善保管,并定期交计划财务处档案专(兼)职人员保管。财务报告在会计年度终了60日内,会计凭证、会计账簿及其他会计档案在会计年度终了45日内,编制移交清册,移交给计划财务处档案专(兼)职人员。
第十一条 二级核算单位及附属独立核算单位当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由各单位保管5年,以便各单位利用和查阅。5年期满后,在计划财务处的监督下及时将保管期限已满的会计档案移交给学校综合档案室。
第十二条 学校的基建项目中形成的会计档案,应当在建设工程竣工决算后随建设档案一并移交学校综合档案室,并按规定办理交接手续。
第十三条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年四类。
会计档案的保管期限,从当年会计年度终了后的第一天算起。
本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
通用会计软件、定点开发会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
第十四条 学校及所属各单位对以下会计档案应永久保存,各级财务部门在装订立卷时还应在其封面上标明“永久保存”字样,单独保存。
(一)学校及各二级部门的年度财务报告;
(二)学校对外投资的凭证;
(三)会计档案保管清册;
(四)会计档案销毁清册。
第十五条 学校各单位及财会人员之间交接会计档案,交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十六条 院内单位撤销、解散时,其撤销、解散前形成的会计档案应当及时移交给学校综合档案室。原单位未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当随其他档案一并交综合档案室保存,如有利用按规定办理借出手续。
第十七条 院内单位合并,原来各单位的会计档案应当移交给合并后的单位统一保管。
第十八条 院内单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
第十九条 院内单位之间因业务移交所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。
第二十条 移交学校综合档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,任何人不得私自拆封或抽换。个别需要拆封重新整理的,档案室应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任;尚未移交给学校综合档案室的会计档案,需拆封重新整理的,报计划财务处批准后,由计划财务处派人监督办理。
第二十一条 计划财务处、二级财务机构对院内外单位或个人查阅会计档案,必须经部门负责人批准,并办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。登记簿应记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人签名。已移交到学校综合档案室的会计档案,原则上不得外借。如有特殊需要,经计划财务处负责人和学校综合档案室负责人批准,方可办理借阅手续,并限期归还。借阅会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第二十二条 学校计划财务处、学校综合档案室应定期对会计档案进行清理和鉴定。对保管期满并经过鉴定,已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。
第二十三条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十四条 保管期满的会计档案,除本办法第二十三条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:
(一)由学校综合档案室会同计划财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
(二)由学校综合档案室和计划财务处负责人、主管财务和档案工作的学校领导分别在销毁清册上签署意见;
(三)销毁会计档案时,应当由学校综合档案室和计划财务处共同派员监销;
(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况分别报告学校分管财务和档案工作的领导。
第二十五条 会计档案的保管要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折,对由于工作失职造成会计档案毁损的,要追究相关人员的责任。
第二十六条 会计档案利用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的,要追究相关人员的责任。对故意销毁会计档案的单位和相关责任人,提交纪检监察部门处理。构成犯罪的,提交司法机关处理。
第二十七条 本办法由学校综合档案室、学校计划财务处负责解释。
第二十八条 本办法自2006年6月1日起实施。
附件:
1、四川外语学院会计档案工作岗位职责
2、四川外语学院会计档案保管期限表
附件一: 四川外语学院计档案工作岗位职责
一、分管财务工作的校领导职责
1、贯彻《会计档案管理办法》和上级档案工作的方针、政策和法规,把财会档案工作列入计划,纳入学校议事日程,在经费、用房、人员配备、干部培养等方面提供条件。
2、定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。
二、计划财务处处长职责
1、组织编制本部门工作规划、计划时要将财会档案作为一项重要内容纳入其中。
2、制定本处人员立件要求和部门管理制度,设立专(兼)职档案员负责本处财会档案工作,并监督承办人员执行。
3、对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。
4、负责学校基建项目会计档案收集的督促工作。
5、为本部门的专(兼)职档案人员开展工作提供必要条件。
三、计划财务处专(兼)职档案人员职责
1、在部门负责人领导下,协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。
2、将已收集积累的材料,检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理组件。
3、做好暂存在本部门档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作。
4、接受学校综合档案室的业务指导、监督、检查,并做好交办的有关档案工作任务。
5、负责学校基建项目会计档案的收集工作。
6、按规定定期向学校综合档案室移交档案。
四、计划财务处会计人员的档案工作职责
1、按规定做好会计核算材料的收集、积累工作。
2、整理本人承担办理的会计档案材料并组件。
3、主动配合相关材料的合并组件事宜。
附件二: 四川外语学院会计档案保管期限表
序 号
档 案 名 称
保管期限
备 注
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记总账
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年
7
固定资产明细账(卡片)
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年
财务报告类
包括学校各级单位、部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
5年
包括文字分析,学校所属单位报送的保管3年
10
年度财务报告(决算)
永久
包括文字分析
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
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