档案管理岗位职责
2007-08-27 17:02   审核人:   (点击:)

学校分管档案工作领导的职责范围
一、组织全校性的学习、宣传、贯彻国家档案法规和上级有关档案工作的各项方针政策活动。经常听取档案的部门的工作汇报;
二、加强对档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划并列入学校议事日程,督促各职能部门明确分管档案的负责人和兼职档 案员;
三、定期研究、检查档案工作的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持、改善工作条件,帮助解决工作中出现的困难。使档案工作与学校其他工作同步协调发展;
四、组织领导对到期、超期保管的档案进行鉴定,审批档案存毁的意见,维护档案的安全。
综合档案室主任岗位职责
一、负责制定本室工作计划,进行学期、年终总结,拟定规章制度,并组织实施。贯彻执行档案工作法规;
二、在分管校长领导下,组织召开全校性的档案工作会议,承办档案协作组交办的工作;
三、对本室管理的各门类档案的系统、准确、安全负有完全的责任;
四、经常检查、督促档案工作人员做好档案工作的接收、整理、保管、鉴定、统计工作;
五、组织本室工作人员深入各职能部门检查、监督,并帮助做好立卷归档工作;
六、对超过保管期限的档案提出存毁的初审意见,报分管校长审批;
七、负责组织对校内各单位(部门)档案员的培训;
八、完成校领导交办的其它工作任务。
档案室工作人员岗位职责
一、根据国家和本校档案工作的法规和制度,拟定档案工作的各项管理制度,并在实际中贯彻执行;
二、坚持文书部门立卷归档制度,指导、监督、协助各部门文书立卷人员做好文件材料的收集、整理和归档工作;
三、对接收入库的档案进行分类、整理、编目上架并编制检索工具,为学校教学管理工作及社会提供档案信息服务。做好档案的借阅记、利用效果的登记及统计工作;
四、做好入库档案保密和“六防”(防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防高低温)以维护档案安全。定期对全宗档案进行检查,发现问题及时解决;
五、负责对校内各单位(部门)档案员的业务培训;
六、对定期保管的档案进行鉴定,提出初步存毁意见。
各职能部门分管档案工作领导的职责
一、行使分管档案工作的职责,组织制订本单位的档案工作实施办法及有关规定,把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员围,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作;
二、指配一名备具有较好政治、业务素质的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定;并密切与综合档案室联系,共同做好业务指导和检查工作;
三、组织本单位人员学习档案法规,执行学校档案工作的规章制度,督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累,积极配合专(兼)职档案人员的归档工作;
四、监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程;
五、检查本单位专(兼)职档案人员履行职责的情况,保证档案工作时间并计算工作量,关心、帮助本部门秘书和兼职档案人员,为本部门档案工作解决实际困难提供必要条件;
六、会同鉴定本部门文件、档案资料的存毁工作。
各职能部门兼职档案的职责
一、负责本单位文件材料的收集、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料的完整、准确、系统;
二、积极参加业务学习和学术交流,掌握档案工作基本知识,不断提高业务水平;
三、检查、督促本单位工作人员按时做好文件材料的归档工作,负责本单位留存档案的保管和提供利用;
四、加强与学校综合档案室的联系,积极提出改进工作的意见和建议。及时向本单位分管档案工作的领导汇报工作。主动接受档案室的业务指导和督促检查;
五、不应归档的文件严禁归档,销毁文件材料应按规定办理,禁止私自销毁;
六、本单位有关工作人员工作变动时,要督促其做好文件材料的移交工作;
七、注意文件材料的安全和保密工作。
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